Planmatig en gestructureerd met (potentiële) klanten communiceren
Wanneer een organisatie een bepaalde omvang bereikt, is het niet langer werkbaar om marketing te baseren op losse mailprogramma’s en spreadsheets. Het is tijd voor marketing automation: het samenbrengen van alle gegevens van (potentiële) klanten en alle marketinguitingen in één geïntegreerd systeem, zodat iedereen op het juiste moment relevante informatie ontvangt die past bij persoonlijke situatie en voorkeuren. Met een systematische aanpak kun je van een geïmproviseerde workflow naar effectieve marketing automation gaan. Dit kan in acht stappen.
1. Signalen dat je aan marketing automatisering toe bent
Het moment dat je beseft dat de oude manier van marketing te veel tijd kost en niet voldoende oplevert, is vaak een duidelijke trigger. Veelvoorkomende signalen:
Potentiële klanten weten niet dat je bestaat of wat je te bieden hebt.
Bestaande klanten weten niet dat je meer te bieden hebt dan de producten of diensten die ze al afnemen.
Door fusies, overnames of historische groei heeft de organisatie verschillende databronnen met klantinformatie, elk met een eigen structuur.
Voor elke marketinguiting wordt veel tijd besteed aan het verzamelen van gegevens, maar de juiste ontvangers bereiken blijft onzeker.
De content sluit onvoldoende aan bij de informatiebehoefte van de ontvanger.
De timing van communicatie is niet optimaal.
2. Gegevensbronnen inventariseren
Een CRM-systeem bevat vaak statische klantgegevens, zoals naam, adres en notities. Maar er is veel meer te halen:
Bestelgeschiedenis – inzicht in aankopen via webshop of andere systemen.
Event-bezoek – wie heeft zich ingeschreven voor evenementen of workshops?
E-mail-statistieken – wie opent nieuwsbrieven en klikt door naar welke pagina’s?
Lead-informatie – wie heeft content aangevraagd en welke onderwerpen interesseerden hen?
Webanalyse – welke pagina’s worden bezocht en door wie? Tools zoals Google Analytics bieden geanonimiseerde inzichten.
Profielen op sociale media – voorkeuren en interesses van klanten (binnen privacyregels).
Externe bronnen – bijvoorbeeld bedrijfsinformatie via KvK of andere databronnen.
3. Gegevensbronnen combineren
De kracht van marketing automation zit in het combineren van alle gegevensbronnen. Koppel databases via gemeenschappelijke identificatoren (bijvoorbeeld klantnummer) of werk met profielen op groepsniveau. Dit proces vraagt precisie, en het kan geautomatiseerd worden met marketing automation-platforms.
Belangrijk: privacywetgeving (AVG/GDPR) vereist dat klanten inzicht hebben in hun gegevens en dat organisaties kunnen voldoen aan wijzigings- of verwijderverzoeken.
4. Marketinguitingen inventariseren
Inventariseer welke kanalen en media worden gebruikt en hoe effectief ze zijn. Voorbeelden:
Nieuwsbrieven
Advertenties online en offline
Social media posts en video’s
Direct contact via accountmanagers of klantdesk
Telefoongesprekken
Optredens in media of events
Contacten met partners of wederverkopers
