Niet meer kandidaten, maar betere timing: zo helpt marketing automation recruitment vooruit

Laat recruiters niet handmatig doen wat een flow beter kan

Persoonlijke aandacht is belangrijk in recruitment. Handmatig iedere statusupdate versturen is dat veel minder.

Een kandidaat wil vooral weten waar hij of zij aan toe is.

Wanneer een status in het ATS verandert, kan daarom automatisch een e-mail of sms volgen. Na een eerste gesprek kan een vervolgbericht worden verstuurd. Passieve kandidaten kunnen ondertussen via een employer-brandingflow kennismaken met cultuur, mensen en groeimogelijkheden bij opdrachtgevers.

Dat maakt automation niet minder persoonlijk.

Integendeel: wanneer praktische en repeterende communicatie automatisch verloopt, houdt de recruiter juist meer tijd over voor de momenten waarop menselijke aandacht nodig is.

De plaatsing is niet het einde van de journey

Kandidaat gevonden, contract getekend, plaatsing rond. Klaar?

Juist na de plaatsing begint een nieuwe fase.

Een persoonlijk sms'je op de eerste werkdag kan bijvoorbeeld automatisch worden verstuurd. Contracten en formulieren kunnen na plaatsing direct naar de kandidaat en HR gaan, inclusief reminders wanneer documenten nog niet zijn ondertekend.

Daarna kun je blijven volgen hoe iemand zijn of haar plaatsing ervaart.

Een geautomatiseerde tevredenheidsmeting kan problemen vroeg signaleren. Geeft een kandidaat een lage score? Dan krijgt de recruiter een alert en kan die persoonlijk contact opnemen. En is iemand juist bijzonder tevreden, dan ontstaat weer een ander moment: vraag om een referral.

Zo wordt een succesvolle plaatsing het startpunt voor een langdurigere relatie.

De kandidaat van vandaag kan de kandidaat van morgen aandragen

Recruitment draait voor een belangrijk deel om netwerken.

Een interessante kandidaat kent vaak andere interessante kandidaten. Toch wordt een referral nog regelmatig gevraagd wanneer een recruiter er toevallig aan denkt. Automation maakt timing structureler.

Zo kan je bijvoorbeeld topkandidaten na een positieve ervaring automatisch om een aanbeveling vragen.

Het verschil zit opnieuw niet zozeer in wat je vraagt, maar in wanneer.

Een referralverzoek op een willekeurig moment voelt commercieel. Dezelfde vraag na een succesvolle plaatsing of positieve ervaring voelt veel logischer.

Recruitment automation gaat ook over opdrachtgevers

Een recruitmentbureau heeft bovendien niet één customer journey, maar eigenlijk twee.

Naast kandidaten wil je ook bij opdrachtgevers top-of-mind blijven.

Nieuwe opdrachtgevers kunnen daarom automatisch een duidelijke welkomstmail krijgen met contactpersonen, werkwijze en vervolgstappen. Bestaande klanten kunnen periodiek een relevante check-in ontvangen met bijvoorbeeld marktinformatie en de vraag of er nieuwe wervingsbehoeften spelen.

En prospects die eerder ‘later’ zeiden? Die kunnen na verloop van tijd opnieuw worden geactiveerd.

Het principe is aan beide kanten hetzelfde.

Een kandidaat die vandaag niet zoekt, kan morgen beschikbaar zijn. Een opdrachtgever die vandaag geen vacature heeft, kan volgende maand dringend versterking nodig hebben.

De kunst is om relevant aanwezig te blijven tot dat moment komt.

De beste kandidaat van morgen zit misschien al in je database

Daarmee komen we bij misschien wel de interessantste toepassing van marketing automation voor recruitment: reactivering.

Recruitmentorganisaties investeren continu in nieuwe instroom, terwijl jarenlang opgebouwde databases vol staan met kandidaten die ooit interesse hebben getoond, gesproken zijn of zelfs succesvol zijn geplaatst.

Waarom zou je iedere zoektocht weer bij nul beginnen?

Kandidaten die zes maanden of langer niets van zich hebben laten horen, kunnen automatisch opnieuw worden benaderd met passende vacatures. Verouderde contactgegevens kunnen via een verificatiecampagne worden bijgewerkt. En van geplaatste kandidaten weet je vaak wanneer hun opdracht afloopt.

In plaats van te wachten totdat zij zelf weer gaan zoeken, kun je voor dat moment relevante nieuwe mogelijkheden aanbieden.

Dan is het ATS niet alleen een archief van kandidaten uit het verleden. Het wordt een bron voor toekomstige plaatsingen.

Van meer bereik naar betere timing

Een goede vraag om te beantwoorden is:

Waar verliezen we nu kandidaten, omdat onze timing niet goed genoeg is?

Misschien worden nieuwe leads te laat opgevolgd. Misschien bestaat er een enorme talentpool waar nauwelijks iets mee gebeurt. Misschien stopt alle communicatie na een plaatsing. Of misschien zoeken recruiters iedere keer extern, terwijl relevante kandidaten al in het ATS staan. Begin daar.

Door losse acties onder te brengen in gestructureerde campagneflows worden ze schaalbaar, herhaalbaar en meetbaar. Data en segmentatie bepalen wie relevant is, triggers bepalen het moment en rapportage laat zien wat daadwerkelijk werkt.

Marketing automation maakt recruitment daarmee niet onpersoonlijker.

Het kan er juist voor zorgen dat recruiters minder tijd kwijt zijn aan repeterend werk en meer aandacht kunnen besteden aan het moment waarop persoonlijk contact ertoe doet.

Want slimmer werven betekent niet automatisch meer kandidaten bereiken.

Het betekent vooral:

De juiste kandidaat herkennen en er zijn wanneer het juiste moment zich aandient.